Una factura proforma es el documento que se crea de forma provisional previa a una factura final. En ella se refleja un presupuesto para un servicio o producto determinado. Del mismo modo, también recoge los datos reales tanto del remitente (la empresa que emite la factura) como del destinatario (el comprador). 

La factura proforma es un documento que se utiliza tanto para comercio nacional como en procesos de importación y exportación, especialmente cuando se trata de clientes habituales. Simplemente se trata de una especie de borrador en la que el vendedor o proveedor detalla el presupuesto y las características de un producto o servicio determinado que va a ser contratado y/o adquirido. 

Qué validez tiene una factura proforma

Una factura proforma no tiene validez legal ni contable, por lo que no es aceptada en organismos oficiales, como por ejemplo la Agencia Tributaria y, en ningún caso, sustituye a la factura ordinaria. Pero sí resulta de gran utilidad durante un proceso de negociación o conversaciones entre un proveedor y un cliente ya que, al no tratarse de una factura corriente, está sujeta a cambios y modificaciones de toda índole. 

Para qué sirve una factura proforma

El objetivo de la emisión de una factura proforma es la presentación de los datos concretos de una operación de compraventa de bienes o servicios. Se utiliza principalmente en operaciones comerciales a nivel internacional, tanto para documentar el valor de la operación como documento para oficializar los detalles de la venta. 

También se puede emitir una factura proforma para que el cliente tenga por escrito los datos y detalles de los productos o servicios que ha solicitado. En caso de confirmar la transacción, simplemente se tiene que convertir la factura proforma en una ordinaria, ya que ambas contienen los mismos datos. 

Otro uso común de las facturas proforma es para poder presentarlas junto a la solicitud de algún tipo de ayuda, subvención o financiación estatal, ya que pueden servir como justificante de las inversiones que se van a realizar en caso de aprobarse la solicitud. 

Uno de los sectores en los que más se utilizan las facturas proforma es en las operaciones de comercio internacional. Resultan especialmente útiles a la hora de detallar los costes operativos en lo referente a impuestos aduaneros y similares.

También se utiliza para hacer llegar a un cliente potencial una determinada oferta por parte del vendedor o proveedor de servicios, para detallar los términos y aspectos concretos en los que se va llevar a cabo una operación comercial (ya sea la venta de un servicio o producto como la instalación del mismo, o ambos) o para dejar constancia de que existe una operación pendiente de realizar, previamente acordada entre ambas partes. 

Qué debe tener una factura proforma

Para que un documento se pueda considerar una factura proforma debe cumplir con una serie de requisitos y condiciones. Lo primero y más importante es que debe reflejar claramente, ya sea en el título o en cualquier otra parte visible del mismo, que se trata de una factura proforma, literalmente. 

Además, deben aparecer tanto los datos del proveedor o vendedor como los del cliente, así como una descripción clara de los productos o servicios que se están presupuestando. Los precios deben aparecer desglosados por unidades y especificando el importe total de los mismos. 

Una factura proforma es muy fácil de convertir en una factura estándar, ya que contiene los mismos datos. Es importante contar siempre con esta última, puesto que en caso de impagos de facturas, sería la que tiene validez legal para reclamar.

Recordemos los datos más habituales que deben aparecer en una factura: 

  • La fecha de emisión.
  • Los datos de identificación del proveedor o vendedor (nombre comercial de la empresa o el autónomo, CIF, dirección fiscal, teléfono, dirección de correo electrónico, etc.).
  • Los datos de identificación del cliente o destinatario de la operación (los mismos datos que los que hemos especificado en el apartado anterior).
  • La descripción de los productos o servicios que se están presupuestando, especificando claramente el concepto, la cantidad de los mismos, el precio por unidad, el precio total (los precios sin IVA, ya que este concepto se incluye posteriormente), si incluye instalación, etc. Algunos de estos términos dependerán lógicamente del producto o servicio que se pretenda adquirir o contratar. 
  • La base imponible, es decir, la suma del importe total de productos o servicios que hemos detallado en el punto anterior, que es la cantidad sobre la que se calculan los impuestos. 
  • El importe del IVA.
  • El precio total, que incluye el IVA y los posibles descuentos a aplicar, en el caso de que haya alguno. 

¿En qué se diferencia de una factura ordinaria?

Aunque tanto en forma como en contenido sean muy similares, existen varias diferencias notables entre ambas. La primera y más importante es que la factura corriente, también conocida como factura comercial, tiene validez fiscal, al contrario que la factura proforma. Otra diferencia sustancial es que la factura comercial es un documento definitivo y, por tanto, no se puede modificar, mientras que la factura proforma es un documento previo que puede estar sujeto a modificaciones. 

También se debe puntualizar que, a diferencia de las facturas corrientes, las facturas proformas no se enumeran ni se registran, ya que carecen tanto de valor legal como administrativo. Esto no significa que no sean útiles ni valiosas, ya que a nivel organizativo sí que tienen muchas ventajas. Las facturas proforma permiten hacer un seguimiento de los presupuestos y posibles encargos o proyectos que se puedan conseguir y, al permitir hacer modificaciones, simplifica el proceso de la creación de la factura definitiva. 

A diferencia de las facturas corrientes, las facturas proforma no conllevan ningún compromiso u obligación de pago, ya que, además de no tener la validez fiscal ni contable que ya hemos mencionado, no implica que se haya completado la prestación o venta del producto o servicio que aparezca en el documento. 

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Es bastante frecuente confundir ambos conceptos, ya que, a priori, cumplen una función similar. Pero, al igual que en el caso de la factura comercial, existen diferencias. 

Tanto la factura proforma como el presupuesto son documentos que se redactan y se hacen llegar al cliente en una fase que se podría denominar de negociación. No son documentos definitivos y están sujetos a diversos cambios si es necesario.

Lo más frecuente es que el cliente solicite información sobre un producto o servicio y se le haga llegar un presupuesto al respecto, en el que se le informa del precio y de las diferentes características que incluye. Es lo que podríamos considerar una propuesta comercial. Si el cliente acepta el presupuesto, puede que solicite una factura proforma, pero no es lo más habitual y ni siquiera es necesario ya que, por norma, del presupuesto se suele pasar a la factura corriente directamente. La factura proforma suele enviarse como un borrador de factura previo al documento definitivo para asegurar que proveedor y cliente están de acuerdo.

Esperamos haber arrojado algo de luz sobre este tema y que os hayan quedado claras las características, el contenido y las diferencias de las facturas proforma respecto a otro tipo de documentos similares.