Existen distintos tipos de facturas y una de las más destacadas -aunque quizás no sea de las más conocidas- es la factura recapitulativa.. En este artículo vamos a explicar en qué consiste esta factura  y cuál es su uso. 

La factura recapitulativa es muy útil cuando trabajamos mucho con un cliente al que le debemos facturar varios trabajos o servicios en un periodo de tiempo determinado, concretamente un mes. La facturación es una de las partes más importantes de cualquier negocio y llevar a cabo un correcto proceso de facturación para tener al día todos los pagos, es fundamental para que la empresa pueda gozar de buena salud financiera.

¿Qué es una factura recapitulativa?

La factura recapitulativa es un documento utilizado en las empresas para agrupar diferentes operaciones de compra-venta en una única factura. Es la herramienta perfecta para no tener que realizar varias facturas con un mismo cliente al que se le han prestado varios servicios en un mes. A través de la factura recapitulativa aunamos todos esos servicios y se facturan a través de un único documento

Ahora bien, nodebemos confundir esta factura recapitulativa con la factura recurrente. 

La factura recurrente

Una factura recurrente aquella que emitimos cada cierto tiempo a un mismo cliente, pero en este caso no tiene por qué estar asociada a ese periodo de un mes que comentábamos antes y que sí es requisito clave para la recapitulativa. 

Estructura de una factura recapitulativa

Los efectos legales y fiscales de la factura recapitulativa son los mismos que tiene una factura ordinaria y precisamente por eso debe contener toda la información necesaria que también incluiríamos en una factura convencional. 

Ejemplo de factura recapitulativa. Fuente: Infoautónomos

Todos los modelos de factura deben incluir:

Datos fiscales

Deben aparecer tanto los datos de la empresa que factura como la empresa a la que se emite la factura y será la pagadora. 

  • Nombre fiscal
  • CIF 
  • Domicilio
  • Forma de pago
  • Datos de contacto ya sea teléfono o vía email

Conceptos desglosados

Descripción de los conceptos que se repercuten y los importes de todos ellos. Digamos que es un resumen de todos los servicios que se han realizado y la cantidad que se pactó por cada uno de ellos. Todo desglosado, no puede aparecer una única cantidad por todos ellos, sino la cantidad de cada servicio realizado y, al final, la suma de todos ellos.

Impuestos: IVA e IRPF

Si corresponde se deberán aplicar en la factura recapitulativa los impuestos atribuidos a la operación como puede ser la aplicación del tipo de IVA y/o retención de IRPF.

Numeración de la factura

Debe tener una numeración correlativa, sin saltos numéricos.

Siempre fechar la factura

Imprescindible indicar la fecha de expedición en la factura. Esta fecha debe ser la del último día del mes en el que se han realizado esos servicios que se están facturando y los cuales se están resumiendo.

Esos son los datos que deben aparecer en el momento de preparar una factura recapitulativa. Además, una vez emitida y cobrada se deberá declarar la factura y sus impuestos asociados a través de los modelos de la agencia tributaria correspondiente como el modelo 303 de IVA, el modelo trimestral 111 para la declaración del IRPF que ha retenido la Sociedad o a través del modelo anual 190 que resume los modelos 111 trimestrales. Siempre teniendo en cuenta las fechas en las que se debe realizar y sin pasarnos ni un solo día. 

Requisitos legales y fiscales para la validez de la factura recapitulativa

Las facturas recapitulativas son una herramienta necesaria para agilizar todo el proceso de facturación y contabilización, sin embargo hay que tener mucho cuidado en reflejar todos los datos a la perfección, ya que para que se considere legal y tenga validez fiscal deben cumplirse también varias condiciones:

  1. En caso de que ya se hubieran emitido facturas cuyos servicios ya están incluidos en la recapitulativa deberán anularse. Estas facturas ya anuladas se deben incluir de forma anexa a la factura recapitulativa para que pueda verse que coinciden todos los importes.
  2. Estas facturas anuladas deben guardarse durante un mínimo de cinco años desde su expedición, ya que en un momento dado desde Hacienda pueden llegar a solicitarlas de nuevo para hacer ciertas comprobaciones. 

Por lo tanto si tienes clientes habituale, a los que realizas normalmente diversas facturas en tu negocio en un mismo mes, plantearse utilizar la factura recapitulativa es una muy buena opción para agilizar los procesos de facturación y también facilitará el pago a tu cliente.