Gestionar el cobro de cartera de una empresa puede ser una tarea complicada de la que depende directamente la liquidez del negocio. En este post te damos una serie de consejos para que gestiones tus cobros de la manera más óptima.

¿Qué es el cobro de cartera?

Cuando hablamos de la cartera de una empresa nos referimos a las deudas de los clientes provenientes de las ventas que realiza la compañía. Por lo tanto, el cobro de cartera es el proceso mediante el cual se ingresa el dinero que los clientes deben a tu empresa. Al incidir directamente en la liquidez del negocio este proceso es necesario para que tu empresa funcione y tenga posibilidades de sobrevivir en el mercado.

Aunque la cartera de una empresa está compuesta a priori por facturas que cobrará en el futuro, si no tiene una organización eficiente en la gestión de cobros estará poniendo en riesgo sus flujos de caja y, en el peor de los casos, la viabilidad del negocio.  El personal encargado del cobro de cartera es el responsable de mantener una buena administración de las cuentas por cobrar, analizar y decidir sobre la concesión de créditos comerciales y, en definitiva, reducir el riesgo de impagos.

¿Cómo se hace el cobro de cartera?

Gestionar el cobro de cartera de una empresa puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza si no se hace de manera diligente y ordenada. Recordar rápidamente a tus clientes que se han retrasado con los pagos, mantener actualizadas las facturas, estipular los procesos de recobro, y medir los resultados obtenidos de tus gestiones son algunas de las técnicas eficaces para un cobro de cartera eficaz:

1. Establece una estrategia de cobro previa

Uno de los primeros pasos a seguir para conseguir un buen cobro de cartera es crear un workflow del proceso. Es decir, crear un diagrama claro con acciones y procedimientos definidos a seguir en cada caso hipotético y/ o tipo de cliente.

Antes de diseñarlo puede ayudarte hacerte estas preguntas: ¿A cuántas personas estamos cobrando y cómo queremos clasificarlas? ¿Cuáles son los periodos de facturación y fechas clave? ¿Cómo funciona el proceso de notificaciones de facturas y avisos de vencimiento? ¿Quién estará a cargo de cada proceso y cliente?
Ordenar todas las ideas y procesos, marcar los tiempos y resumirlo todo en un esquema visual os permitirá tener unos procedimientos establecidos y en consecuencia os ayudará a lograr los objetivos en cuanto a cobros.

2. Automatiza los procesos

Para optimizar los procesos previamente diseñados es fundamental contar con un software de gestión. Una herramienta como esta te permitirá automatizar todas las acciones de recobro, llevar al día los registros de las facturas y hacer un buen seguimiento de la cartera de clientes. Además podrás programar alertas automáticas en fechas clave, recordatorios de cobro, notificaciones de reclamación, etc, que harán el proceso mucho más eficaz.
En definitiva, la automatización de la gestión del cobro de cartera te ahorrará mucho tiempo y trabajo, te evitará desperdiciar recursos y reducirá la posibilidad de fallos en el proceso.
Si buscar un buen software de gestión y facturación online no te pierdas este otro artículo en el que te hablamos del tema.

3. Lleva un buen control de las facturas

Las facturas son el elemento clave en el cobro de cartera. Por este motivo es importante llevar un buen control y orden de éstas. Establece una clasificación sistemática por cliente y por fecha para asegurar una buena gestión.
Antes se expedían las facturas físicas en papel y esto podía causar la pérdida de datos y entorpecía la gestión. Ahora con las facturas en línea el proceso es más ágil y puedes sincronizarlas con tu software de gestión. De esta manera sabrás automáticamente cuándo expira una fecha de pago, si se ha pagado o no una factura o cuándo toca reclamarla.
Cada vez que crees una nueva factura es importante hacerlo con atención y hacer una revisión previa al envío para evitar errores. Una incorrección en una factura hace que el proceso de cobro empiece con mal pie dando más probabilidades a que el pago no se realice a tiempo.

4.Mantén actualizada tu cartera de clientes

Al igual que las facturas, es fundamental tener un buen control y orden de la cartera de clientes. Asegúrate de que en tu base de datos recoges toda la información necesaria de cada cliente: la antigüedad, las deuda, su historial de pagos y en qué etapa de la gestión de cobro se encuentra. Esto ayudará a optimizar los esfuerzos del equipo y os permitirá realizar operaciones eficientes.

5. Cuida la comunicación con tus clientes

Cuando se trata de reclamar deudas pueden generarse situaciones tensas con facilidad. Por esta razón es recomendable cuidar la comunicación con los clientes morosos y así evitar que la relación comercial se termine.
En este sentido es bueno definir una estrategia de reclamación y negociación previa. Establecer una única línea de comunicación, el tono que se va a utilizar, la frecuencia de avisos, los canales que se quieren utilizar, etc.
Ten presente que lo mejor es mantener una comunicación asertiva sin llegar a pasar límites que podrían rozar el tono agresivo y alejar al cliente. Si eres serio, constante pero comprensivo y respetuoso en tus avisos de impago estarás favoreciendo a que el cliente te pague en cuanto pueda.

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6. Mide y analiza la eficencia de tu cobro de cartera

Para mejorar cualquier proceso es fundamental medir y analizar los resultados. Si llevas un buen control de los resultados en cuanto a recobros podrás ajustar y hacer mejoras en el proceso. Descubre qué puntos tienen en común tus clientes en cuanto a comportamiento de pagos y qué acciones están funcionando mejor.

En el análisis del cobro de cartera existen algunos indicadores que debes tener en cuenta:

El plazo promedio de cobro o PPC: mide el promedio de días transcurridos entre la emisión de facturas y el pago.
Antigüedad de la deuda: promedio de días transcurridos desde la facturación.
-Porcentaje de la deuda vencida: el porcentaje de la deuda total que ha vencido.
-Porcentaje de clientes ya gestionados: este valor nos muestra el porcentaje de la cartera vencida en un plazo determinado que ha sido gestionado por el equipo de recobro.

Seguir estas técnicas te ayudará a gestionar los cobros de manera eficaz, proactiva y analítca sin poner en riesgo las relación con tus clientes e invirtiendo menos tiempo en las tareas. ¿¡A qué esperas a ponerlas en marcha!?