Cobramus » Pasos a seguir para cobrar una deuda comercial

Es un hecho que en épocas de crisis económica aumentan los impagos a todos los niveles (alquileres de locales y de vivienda, morosidad bancaria, deudas comerciales…). A nivel empresarial, esto se traduce en mayores dificultades a la hora de cobrar las facturas, retrasos en los pagos de los clientes y, en el peor de los casos, deudas que no se cobran. Cuando se produce esta desagradable situación, la alternativa más recomendable -por ser menos costosa y permitir que las relaciones comerciales se deterioren lo menos posible con el deudor- es solucionar el conflicto amistosamente. Sin embargo, esta opción no siempre es posible, y, cuando esto sucede, una de las pocas opciones al alcance de las empresas es recurrir a la vía judicial.

Llegados a este extremo, ¿Cuáles son los pasos a seguir para cobrar una deuda impagada? Veamos algunos de los principales aspectos a tener en cuenta y cómo se puede proceder.

Valorar si existe una posibilidad real de cobrar la deuda

Antes de iniciar el proceso judicial para cobrar la deuda deberíamos tener información fiable acerca de cuál es la situación financiera y patrimonial del deudor. En cuanto a la segunda, se puede acudir al Registro de la Propiedad para pedir una nota de localización de bienes. Gracias a este documento podremos conocer con mayor exactitud cuáles son las propiedades inscritas a nombre del deudor, de esta forma, sabremos si dispone de patrimonio suficiente para ser embargado y satisfacer la deuda.

Documentar exhaustivamente de la deuda

Para tener una base sólida que maximice las posibilidades de éxito en la demanda judicial, es esencial haber realizado una documentación minuciosa de la deuda. Facturas, hojas de pedido, albaranes firmados, órdenes de compra… son los documentos que nos ayudarán a demostrar el impago. De la misma forma, también se deben archivar las comunicaciones que se han producido con el deudor acerca de las facturas no abonadas. De este modo, se podrá demostrar en sede judicial que el deudor era conocedor de la situación y le será más complicado eludir su responsabilidad.

Modelo de un albarán
Ejemplo de un albarán. Fuente: Ionos

La gran importancia de los albaranes

Aunque los albaranes no son obligatorios, disponer de ellos supondrá una gran ayuda a la hora de reclamar una deuda judicialmente. Si este tipo de documento especifica el lugar y la fecha de entrega del producto, la cantidad de mercancía transmitida o el tipo de servicio prestado, será una prueba difícil de refutar durante el proceso judicial.

Un pequeño alivio: recuperar el IVA

Si tú, como profesional autónomo, o tu empresa ha sufrido impagos, tienes derecho a recuperar el IVA que has liquidado pero no has podido cobrar. Según la propia agencia tributaria, estos son los requisitos que deben cumplirse para reclamar el IVA a Hacienda:

  • Que haya transcurrido al menos un año desde el devengo del impuesto y no haya sido posible el cobro de la deuda. En el caso de autónomos y pymes cuya facturación sea inferior a los 6 millones de euros anuales pueden iniciar antes este proceso, a los seis meses.
  • Que el impago haya quedado reflejado en el libro de registros exigido para este impuesto.
  • Que la empresa o profesional acreedor ya haya reclamado la deuda por la vía judicial o mediante requerimiento notarial la deuda.

Las costas judiciales: arma de doble filo

Si decidimos acudir a los tribunales, cada parte deberá pagar los gastos que se generen de su defensa. No obstante, cuando el juez emita su sentencia, es muy probable que también se pronuncie acerca de quién deberá asumir las costas procesales. Esto significa que el ganador del juicio recuperará el dinero -todo o parte- que haya invertido en su defensa y el perdedor será el encargado de asumir este gasto. En otras palabras, si el acreedor gana el juicio recuperará su deuda -siempre que la sentencia pueda ejecutarse- y recuperará el dinero que ha invertido en su defensa. Por el contrario, si la demanda se desestima, probablemente no solamente no ingresará las facturas impagadas, sino que también habrá perdido el dinero que ha gastado en su defensa y deberá pagar las costas judiciales del demandado.

Precauciones para evitar imprevistos

Muchos impagos son imposibles de prever. Un muy buen ejemplo lo hemos vivido recientemente con la pandemia del coronavirus. El desplome de la actividad económica ha golpeado de lleno a muchas empresas que, de repente, han visto como les es imposible hacer frente a sus compromisos de pago. Sin embargo -catástrofes mundiales aparte- muchos impagos sí pueden preverse y prevenirse con una investigación diligente de las empresas con las que estableceremos acuerdos comerciales. Para un extra de seguridad también pueden contratarse distintos productos y servicios que permiten reducir el riesgo de que se produzca un impago:

  • Factoring sin recurso: Una entidad financiera te adelanta la factura y asume los posibles impagos.
  • Confirming sin recurso: Una entidad financiera contratada por tu cliente te adelanta las facturas y asume los posibles impagos.
  • Asegurar contratos: Una póliza cubre los posibles costes de reclamar judicialmente un impago.
  • Seguro de crédito: Una compañía aseguradora verifica la solvencia del cliente, se encarga de la reclamación en caso de impago y, si se dictamina que la deuda es incobrable, procede a indemnizar al tomador del seguro.