Hoy queremos enseñarte cómo contabilizar el impago de un cliente. Es importante que en la contabilidad de tu empresa quede reflejado para que puedan cuadrar todas tus cuentas.

Entre los descalabros que supone no cobrar una factura de un cliente puedes añadir el hecho de que, en la contabilidad de tu empresa, el impago debe quedar reflejado. En las grandes empresas o en aquellas que cuentan con una persona dedicada a la contabilidad es posible tener a una persona que se encargue de ello y conozca cómo hacerlo. Las empresas más pequeñas y los autónomos muchas veces se las tienen que ingeniar para poder saber las fórmulas para poder reflejar este tipo de situaciones.

Para ayudarte a conocer cómo contabilizar el impago de un cliente te queremos enseñar las fórmulas que se utilizan para ello. Empezando por contabilizar la venta, el impago y las posibilidades que deriven de ello. Vamos a por ello.

¿Por qué es importante contabilizar las operaciones en una empresa?

Sin llevar la contabilidad al día una empresa no podría conocer su situación patrimonial, los recursos con los que cuenta y las posibilidades que tiene. S A través de la contabilidad es posible liquidar y cumplir las obligaciones fiscales de una compañía. No solo podremos ser conscientes del estado de nuestra empresa, también podremos mostrárselo a quien precise conocerlo. Todo esto, de la manera más transparente posible.

Para que nos hagamos a la idea, la contabilidad es como un idioma. Si conocemos este idioma, será posible entender los mensajes que nos mandan y, por lo tanto, será mucho más sencillo comprender aquello de lo que nos están hablando. Recuerda que antes de poner en tus manos las cuentas de un negocio deberás conocer unos mínimos que te permitan entender qué es lo que estás haciendo.

Contabilizar una venta

Cuando haces una venta, la registras. Toda venta se contabiliza y se espera cobrar en un tiempo determinado que puede estar preestablecido en la propia factura o se atiende al tiempo estipulado por la ley. Si al llegar el día de vencimiento no se hace efectivo el cobro de la factura, nuestra primera misión es contactar con el cliente para intentar que pague su deuda. Si el impago se soluciona, puedes contabilizar la venta como tal y no te tendrás que preocupar más por ella.

Sin embargo, si no somos capaces de llegar a un acuerdo con el cliente o no está dispuesto a pagar su deuda de forma amistosa, tendremos que dejar constancia en nuestra contabilidad de que no hemos cobrado una factura. Es muy necesario contabilizar un impago para que nuestros balances sean los más fieles posibles a la realidad de nuestra empresa.

Y ahora, ¿Cómo contabilizar el impago de un cliente?

Si sabemos que no vamos a poder llegar a un acuerdo con el deudor de forma amistosa, debemos dejar constancia de ello en nuestras cuentas, ¿cómo lo hacemos?

Pues bien, en nuestras cuentas tiene que quedar reflejada la situación actual con el fin de mostrar en el balance la realidad de la empresa. Añadiendo este impago tendremos un control mucho mayor y nuestro activo corriente indicará lo que está pasando de verdad en nuestra compañía. Esto, directamente, deriva en que, la cuenta de resultados mostrará una pérdida por el importe de la deuda.

En nuestras cuentas usaremos en el DEBE la cuenta 694, el que indica “pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales” y el HABER, la cuenta 490, el que indica “deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales”.  Hay que marcar que el “cliente es de dudoso cobro” (436).

En caso de que el cliente nunca lleve a cabo el pago, no deberemos mantener el deterioro. Eso sí, deberemos declarar la pérdida del dinero que no vamos a recibir.Para ello quitamos el deterioro y la cuenta del cliente dudoso del balance y añadiremos la pérdida en la cuenta de resultados. Por otra parte, cuando el impago sea fehaciente tienes derecho a reclamar el IVA de la factura.

Pero, ¿Y si finalmente el cliente paga?

Lo más normal es que después de reclamar la factura recibamos el importe adeudado. En este caso, de nuevo tendremos que dejarlo reflejado en nuestra contabilidad. En esta ocasión y para no adulterar el balance, debemos dar un deterioro a la partida de clientes. En este caso, lo que debemos hacer es añadir un ingreso mediante la cuenta 794, “reversión del deterioro de créditos por operaciones comerciales”.