Cobramus » Las funciones de un Credit Manager

El Credit Manager se encarga de la gestión de todo aquello relacionado con las ventas con pago aplazado a los clientes. En una empresa el área del credit management contempla la vertiente administrativo-financiera de la gestión de ventas y cobros de clientes. Sin embargo, a diferencia del cash management, el credit management no sólo se encarga de tareas financieras si no que implica actividades relacionadas con el área comercial e incluso con la dirección general de una empresa.  

A grandes rasgos, las dos misiones principales de un credit manager son las siguientes:

  1.  Potenciar el incremento de las ventas , a al vez, asegurando su cobrabilidad. 
  2. Reducir el PMC (período de cobro) con el fin de disminuir las necesidades operativas de fondos de la empresa.

No obstante, detrás de estos dos grandes objetivos residen una serie de tareas y áreas de gestión en las que el credit manager interviene. Te las explicamos en detalle en este post.

¿Cuáles son las funciones del Credit Manager en una empresa?

El papel del credit manager puede resumirse en cinco tareas que implican diferentes áreas de gestión tales como la comercial, financiera, jurídica, administrativa y contable. Son las siguientes: 

1. Prevención de los riesgos del crédito comercial

Esta tarea está relacionada con la apertura de las líneas de crédito a los nuevos clientes,  que se realiza en estrecha colaboración con el departamento comercial. El Credit Manager evalúa la solvencia y capacidad de pagos del nuevo cliente. Recoge toda la información necesaria para hacer un análisis financiero que le permite averiguar si la solvencia del futuro cliente es suficiente para asumir un riesgo de crédito

A partir de los resultados del estudio, el Credit Manager da una clasificación crediticia y abre una cuenta de crédito. Gracias a los datos proporcionadas por el equipo comercial respecto a las previsiones de compra del cliente y el plazo de pago provisional, el Credit manager puede otorgar un límite de crédito. De este modo, el crédito será adaptado a las circunstancias del futuro comprador y características del riesgo. Como alternativa a la denegación del crédito comercial el Credit manager deberá solicitar garantías que condicionarán la concesión del riesgo (fianzas, avales, documentos cambiarios).

De este modo, el Credit Manager trabaja codo a codo con la dirección financiera de la empresa para definir la estrategia de riesgos de la firma y las políticas de crédito y cobranza.  Además, concede las líneas de crédito y marca los límites de riesgo para cada cliente, realizando el seguimiento del riesgo en circulación y determinando las condiciones de pago.

2. Gestión del crédito en curso y el control del riesgo

El Credit Manager es el responsable de la monitorización y gestión de los saldos de clientes. Debe controlar los saldos vencidos y cobros reduciendo el volumen del activo circulante invertido en cuentas de clientes, optimizando el balance y aumentando el flujo financiero.

Gracias a ello, la empresa puede controlar la evolución de los saldos, detectar situaciones anómalas y tomar decisiones para prevenir posibles impagados. Por ejemplo, en caso de que el límite de riesgo se vea excedido se pueden bloquear a tiempo los pedidos en curso y no aceptar nuevas operaciones hasta que el cliente regularice la situación.

3. Resolución de incidencias y litigios comerciales que bloquean el cobro de facturas

Otra de las tareas del Credit Manager es la resolución de las incidencias y litigios comerciales para conseguir el cobro de las facturas. Aproximadamente entre el 20 y el 70% de los problemas de cobro de las empresas son debidos a bloqueos en el abono de las facturas ordenados por clientes insatisfechos. Estos retienen el pago como consecuencias de deficiencias que ha tenido la empresa proveedora en la calidad del servicio al cliente o bien a errores en la facturación de los pedidos. Si se solucionan estos litigios de forma satisfactoria y en un corto período de tiempo es posible cobrar las facturas retenidas.

Al tener la misión de resolver los litigios y disputas comerciales que bloquean los pagos, el Credit Manager se presenta como figura de unión en la gestión de los demás servicios relacionados con el crédito comercial y el servicio al cliente: departamento comercial, de administración de ventas, de logística y de producción.

Las empresas grandes son las que más tardan en pagar. Fuente: PMcM

4.Conseguir tráfico normal de cobro

El credit management debe diseñar circuitos de cobro ágiles que faciliten los flujos de dinero y permitan su ingreso en tesorería en el menor plazo posible.

El cobro de tráfico normal de los saldos vencidos será mucho más eficaz si la calidad interna de la empresa es buena y no existen disputas comerciales con los clientes que frenan los cobros. Si el Credit Manager consigue implantar un buen sistema de facturación que no demore la emisión de las facturas reducirá notablemente el ciclo de cobros.

Así pues, el credit manager tiene como misión reducir al máximo posible el porcentaje de facturas que se pagan con retraso.

5. Recobro de impagos

Los impagos deben ser reclamados enseguida y el departamento de crédito debe negociar con los deudores morosos una solución pragmática para recuperar la deuda. En muchas ocasiones es preciso llegar a un acuerdo transaccional con el moroso que permita la recuperación total o parcial de la deuda, aunque sea de forma fraccionada. Si el deudor no quiere llegar a un acuerdo amistoso, el departamento de credit management tiene la misión de preparar y entregar la documentación a los abogados para la presentación de una demanda judicial. Para concluir su seguimiento, revisará los expedientes litigiosos hasta su resolución.

En definitiva, en muchas empresas la concesión de créditos a clientes se convierte en un instrumento comercial para aumentar el volumen de ventas y ganar cuota de mercado. Sin embargo, es necesario que dispongan de personal especializado para la gestión y control de este crédito.